Factura electrónica obligatoria: cómo cumplir con la Ley Antifraude antes de 2026

La cuenta atrás ha comenzado: esto es lo que las pymes y autónomos deben hacer ya para adaptarse al nuevo sistema digital

¿Qué está cambiando?

Con la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) y la Ley Antifraude (Ley 11/2021), el uso de facturación electrónica certificada dejará de ser una opción y se convertirá en una obligación legal para todas las empresas y autónomos. El calendario de aplicación ya está en marcha y culminará en julio de 2026, pero algunas acciones deben comenzar cuanto antes para evitar sanciones o quedar fuera del marco normativo.

Esta transformación forma parte de los esfuerzos del Estado por reducir la economía sumergida, mejorar el control fiscal y aumentar la eficiencia administrativa.

¿A quién afecta y desde cuándo?

Según el reglamento aprobado en diciembre de 2023:

• Empresas con facturación superior a 8 millones de euros:
  Estarán obligadas a facturar electrónicamente desde julio de 2025.
  
• Resto de empresas y autónomos:
  Tendrán que hacerlo a partir de julio de 2026.
  

No obstante, desde enero de 2025, ya pueden acogerse voluntariamente al sistema y empezar a utilizar programas adaptados, lo que permitirá una transición más fluida.

¿Qué implica para las pymes y los autónomos?

Los cambios más relevantes son:

• Uso obligatorio de software de facturación certificado:
  El programa debe garantizar la inalterabilidad de los datos, incluir códigos QR identificativos y enviar automáticamente información a la Agencia Tributaria mediante el sistema Verifactu (si se activa esta funcionalidad).
  
• Eliminación de las facturas en papel o Excel:
  Toda factura deberá cumplir con los nuevos requisitos técnicos. Las facturas deberán estar firmadas digitalmente y enviadas en formatos compatibles (por ejemplo, Facturae).
  
• Adaptación de los procesos internos:
  Será necesario formar al personal, modificar flujos de emisión y recepción de facturas, y garantizar que los sistemas contables están integrados con el nuevo modelo.
  

¿Qué beneficios nos cuentan que tendrá?

Aunque la transición puede parecer costosa o compleja, la factura electrónica también trae ventajas importantes:

• Ahorro de tiempo y costes al eliminar tareas manuales.
  
• Mayor control sobre el estado de los pagos y la trazabilidad de operaciones.
  
• Mejor cumplimiento fiscal y menor riesgo de errores.
  
• Acceso a financiación más eficiente mediante sistemas de cobro y anticipo más ágiles.
  

¿Cómo prepararse ya?

Desde Megara Asesores recomendamos:

1. Revisar tu software actual: ¿es compatible con los requisitos de Verifactu y QR?
   
2. Consultar con un proveedor autorizado: los programas deberán cumplir con los criterios técnicos publicados por Hacienda.
   
3. Formar a tu equipo administrativo: para que entienda los nuevos procesos y aproveche sus ventajas.
   
4. Hacer la transición de forma gradual durante 2025: adelantarse a la obligación te permitirá evitar prisas o errores en 2026.
   

Conclusión

La factura electrónica dejará de ser una opción y será parte obligatoria del día a día de cualquier negocio en España. Cuanto antes se inicie la adaptación, menos impacto tendrá en los procesos, en los recursos y en la relación con la Administración.